Organisasi dan Manajemen Koperasi

A.    Definisi organisasi koperasi

Organisasi adalah wadah berkumpulnya sekelompok orang yang memiliki tujuan bersama, kemudian mengorganisasikan diri dengan bekerja bersama-sama dan merealisasikan tujuanya.

a.       Menurut Hanel bentuk organisasi koperasi adalah suatu system social ekonomi atau social tehnik yang terbuka dan berorientasi pada tujuan.

Menurut hanel bentuk organisasi terdiri atas sub system koperasi. Diantaranya:

-          Individu (pemilik dan konsumen akhir)

-          Pengusaha perorangan atau kelompok (supplier)

-          Badan usaha yang melayani anggota dan masyarakat.

b.      Bentuk organisasi Menurut ropke

Koperasi merupakan bentuk organisasi bisnis yang para anggotanya adalah juga pelanggar utama dari perusahaan tersebut.

Menurutnya organisasi koperasi memiliki ciri yang khusus, seperti:

-          Kumpulan sejumlah individu dengan tujuan yang sama (kelompok koperasi)

-          Kelompok usaha untuk perbaikan kondisi sosial ekonomi (swadaya kelompok koperasi)

-          Pemanfaatan koperasi secara bersama oleh anggota (perusahaan koperasi)

-          Koperasi bertugas untuk menunjang kebutuhan para anggotanya (penyediaan barang dan jasa)

Sama seperti hanel, ropke juga memiliki pemahaman bahwa organisasi koperasi memiliki sub sitem nya:

·         Anggota Koperasi

·         Badan usaha koperasi

·         Organisasi koperasi

Dari pengertian para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa organisasi koperasi adalah suatu cara atau sistem hubungan kerja sama antara orang-orang yang mempunyai kepentingan yang sama antara orang-orang yang mempunyai kepentingan yang sama dan bermaksud mencapai tujuan yang ditetapkan bersama-sama dalam suatu wadah koperasi. Sebagai organisasi koperasi mempunyai tujuan organisasi yang merupakan kumpulan dari tujuan-tujuan individu dari anggotanya, jadi tujuan koperasi sedapat mungkin harus mengacu dan memperjuangkan pemuasan tujuan individu anggotanya, dalam operasionalnya harus sinkron.

B.     Struktur Organisasi Koperasi

Struktur organisasi koperasi dibentuk sedemikan rupa sesuai dengan idiologi dan strategi pengembangan untuk memperoleh Strategic competitiveness sehingga setiap koperasi boleh jadi mempunyai bentuk yang berbeda secara fungsional karena menyesuaikan dengan strategi yang sedang dikembangkan tetepi secara basic idologi terutama terkait dengan perangkat organisasi koperasi akan menunjukan kesamaan.

Untuk mewujudkan integrasi antar fungsi dan antar formasi jabatan/orang yang menjalankan roda organisasi koperasi ada struktur organisasi yang jelas tepat dan efisien, struktur organisasi dituangkan dalam peraturan yang jelas dan tegas di dalam anggaran dasar, anggaran rumah tangga dan peraturan lain.

Ropke dalam bukunya The Economic Theory of Cooveratives mengidentifikasi ciri-ciri organisasi koperasi sebagai berikut :

a.        Terdapat sejumlah individu yang bersatu dalam suatu kelompok atas dasar sekurang-kurangnya satu kepentingan atau tujuan yang sama, yang disebut sebagai kelompok koperasi.

b.      Terdapat anggota koperasi yang bergabung dalam kelompok usaha untuk memperbaiki kondisi sosial ekonomi mereka sendiri, yang disebut sebagai swadaya dari kelompok koperasi.

c.       Anggota yang bergabung dalam koperasi memanfaatkan koperasi secara bersama, yang disebut sebagai perusahaan koperasi.

d.      Koperasi sebagai perusahaan mempunyai tugas untuk menunjang kepentingan para anggota kelompok koperasi, dengan cara menyediakan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh anggota dalam kegiatan ekonominya.

Jika diperhatikan ciri-ciri tersebut, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa organisasi koperasi terdiri dari:

a.       Anggota koperasi, baik sebagai konsumen akhir maupun sebagai pengusaha yang memanfaatkan koperasi dalam kegiatan sosial ekonominya.

b.      Badan usaha koperasi, sebagai satu kesatuan dari anggota, pengelola, dan pengawas koperasi yang berusaha meningkatkan kondisi sosial ekonomi anggotanya melalui perusahaan koperasi.

c.       Organisasi koperasi, sebagai badan usaha yang bertindak sebagai perusahaan yang melayani anggota maupun bukan anggota.

Struktur organisasi koperasi di Indonesia dapat dirunut berdasarkan perangkat organisasi koperasi, yaitu meliputi rapat anggota, pengurus, pengawas dan pengelola.

1.      Rapat anggota biasanya membahas :

-          Penetapan anggaran dasar

-          Kebijaksanaan umum (manajemen, organisasi & usaha koperasi)

-          Pemilihan, pengangkatan & pemberhentian pengurus juga pengawas

-          Rencana kerja, rencana budget dan pendapatan serta pengesahan laporan keuangan

-          Pengesahan pertanggungjawaban

-          Pembagian SHU

-          Penggabungan, pendirian, peleburan dan pembubaran

2.      Pengurus terdiri dari unsure ketua, sekertaris dan bendahara. System tugas pengurus dibagi menjadi secara kolektif dan individu.

a.       Secara Kolektif biasanya Pengurus bertugas:

-          Memimpin organisasi dan kegiatan usaha

-          Membina dan membimbing anggota

-          Memelihara kekayaan koperasi

-          Menyelenggarakan rapat anggota

-          Mengajukan rencana RK dan RAPB

-          Mengajukan laporan keuangan dan pertanggung jawaban kegiatan

-          Menyelenggarakan pembukuan keuangan secara tertib

-          Memelihara buku daftar anggota, daftar pengurus dan buku daftar pengawas.

Pengurus juga memiliki wewenang, yaitu :

-          Mewakili koperasi di luar dan di dalam pengadilan

-          Memutuskan penerimaan dan penolakan anggota baru dan pemberhentian anggota

-          Memanfaatkan koperasi sedsuai dengan tanggungjawabnya.

b.      Secara perorangan

·         Ketua

-          Bertugas mengkoordinasikan kegiatan seluruh anggota pengurus dan menangani tugas pengurus yang berhalangan, memimpin rapat dan mewakili koperasi didalam dan diluar pengadilan,

-          Berfungsi sebagai pengurus, selaku pimpinan,

-          Berwenang melakukan segala kegiatan sesuai dengan keputusan Rapat Anggota, Rapat Gabungan dan Rapat Pengurus dalam mengambil keputusan tentang hal-hal yang prinsip, serta menandatangani surat-surat bersama Sekretaris, serta surat-surat berharga bersama Bendahara

-          Bertanggungjawab pada Rapat Anggota

·         Sekertaris

-          Bertugas melakukan pembinaan dan pengembangan dibidang kesekretariatan, keanggotaan dan pendidikan.

-          Berfungsi sebagai Pengurus selaku Sekretaris.

-          Berwenang menentukan kebijaksanaan dan melakukan segala perbuatan yang berhubungan dengan bidangnya sesuai keputusan rapat pengurus, serta menandatangani surat bersama unsur Ketua.

·         Bendahara

-          Bertugas mengelolan keuangan (menerima, menyimpan dan melakukan pembayaran), membina administrasi keuangan dan pembukuan.

-          Berfungsi sebagai Pengurus, selaku Bendhara.

-          Berwenang menentukan kebijakan dan melakukan segala perbuatan yang berhubungan dengan bidangnya, serta menandatangani surat-surat berharga bersama unsur Ketua.

-          Bertanggungjawab kepada rapat pengurus lengkap melalui ketua.

3.      Pengawas memiliki kegiatan sebagai berikut :

-          Bertugas melakukan Pengawasan dan Pemeriksaan sekurang-kurangnya tiga bulan sekali atas tata kehidupan Koperasi yang meliputi Organisasi, Manajemen, Usaha, Keuangan, Pembukuan dan kebijaksanaan PengurusBerwenang untuk meneliti catatan yang ada & mendapatkan segala keterangan yang diperlukan.

-          Pengawas berfungsi sebagai Pengawas dan Pemeriksa.

-          Berwenang melakukan pemeriksaan tentang catatan dan atau harta kekayaan koperasi.

-          Bertanggungjawab kepada Rapat Anggota

Dalam melaksanakan kegiatan, berpedoman pada:

1.   Undang –Undang No. 25 tahun 1992,

2.      Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga,

3.      Keputusan Rapat Anggota,

4.      Keputusan Rapat Pengurus dan Rapat Gabungan

C.     Fungsi-fungsi manajemen

Menurut Drs. P. Hasibuan, setiap bentuk usaha termasuk koperasi harus berpegang pada fungsi-fungsi manajemen, dalam rangka melakukan fungsi-fungsi manajemen ini dalam rangka mencapai tujuan usaha masing-masing.

Pada umumnya, fungsi manajemen dibagi menjadi 5 (lima) bagian, yaitu :

1.      Planning.

Perencanaan berarti pemikiran yang cermat dalam mempertimbangkan, menentukan, dan mengatur faktor-faktor yang dibutuhkan dalam menjalankan kegiatan usaha. Perencanaan memberikan pola-pola untuk tindakan yang akan dijalankan. Perencanaan menjadi faktor yang penting dalam koperasi dengan alasan sebagai berikut :

a.       Ada hal-hal yang tidak pasti dan perubahan keadaan koperasi yang terjadi terus menerus.

b.      Adanya keterbatasan pengetahuan terhadap kondisi yang akan datang.

Langkah-langkah membuat perencanaan adalah sebagai berikut :

-          Menetapkan tujuan akhir.

-          Mencari dan meneliti berbagai alternatif untuk mencapai tujuan akhir tersebut.

-          Menilai masing-masing alternatif.

-          Memilih alternatif yang terbaik.

-          Menunjuk orang-orang yang diperlukan.

-          Merinci tanggung jawab dan kekuasaan masing-masing orang yang telah ditunjuk.

-          Menguji hasil akhir operasi dengan perencanaan sebelumnya.

2.      Organizing

Pengelolaan berarti merinci kewajiban dan tanggung jawab personal, melaksanakan rencana yang sudah disusun sebelumnya, membatasi dan mendefinisikan tanggung jawab dan kekuasaan, serta membagi tugas, tanggung jawab dan kekuasaan. Inti dari pengelolaan adalah kerjasama.

Pengelolaan menjadi faktor penting karena alasan sebagai berikut :

a.       Ada batas-batas kemampuan manusia untuk berurusan dengan manusia lain.

b.      Adanya waktu yang terbatas.

c.       Adanya batas-batas perhatian pada semua peristiwa dalam kegiatan usaha.

d.      Pengetahuan manusia yang terbatas.

Pengarahan berarti menuntun dan mengawasi pegawai yang ada dalam tanggung jawab pengurus agar dapat diarahkan pada tujuan akhir. Seorang pengurus dalam menuntun dan mengawasi pegawai bawahannya harus selalu memberi tahu, menerangkan apa-apa yang berhubungan dengan tugas yang dibebankan pada pegawainya, mengenai kebijakan pengurus, program, organisasi, dan hubungan garis kekuasaan selama hal itu tidak merupakan rahasia.

3.      Directing

Setiap individu yang telah ditentukan  menempati suatu fungsi dan jabatan yang melakukan kegiatan-kegiatan organisasi yang belum tentu bekerja sebagaimana diharapkan jika tidak dikomunikasikan  dalam berbagai cara seperti perintah-perintah atau dengan motivasi tertentu.

   Namun pada hakikatnya dengan adanya directing maka timbullah usaha-usaha komunikasi  yang membuat semua atau keseluruhan pihak yang terlibat dalam kegiatan koperasi untuk bekerja sesuai dengan rencana.

Jadi kesimpulannya adalah Directing bertugas untuk suatu ketetapan agar semua aktivitas yang dilakukan sesuai dengan kegiatan pada koperasi sehingga bekerja tepat dengan sekejul yang telah ditetapkan guna membangun serta kesejahteraan Koperasi baik bagi para anggota koperasi maupun kalangan lainnya.

4.      Coordinating

Penyelarasan berarti keserempakan semua bagian dalam suatu proses dan kesatuan tindakan dari semua bagian dalam suatu organisasi.

Ada 3 (tiga) prinsip yang perlu diperhatikan dalam koordinasi, yaitu :

1.      Koordinasi dapat dicapai sebaik-baiknya dengan hubungan horisontal antara orang-orang dalam perusahaan.

2.      Koordinasi harus dicapai dalam tahap-tahap permulaan dari perencanaan dan perumusan kebijakan.

3.      Masing-masing faktor, bagian dalam suatu proses itu saling mempengaruhi dan saling berhubungan.

5.      Controlling

Pengawasan berarti mengamati operasi, menganalisa arah gerak dan hasil-hasilnya serta mengetahui bagaimana menanggulangi penyimpangan dalam suatu perusahaan. Dengan kata lain, pengawasan adalah pengukuran dan pengkoreksian semua tindakan bawahan untuk menjamin tercapainya tujuan perusahaan.

Langkah-langkah yang harus diperhatikan dalam menjalankan pengawasan adalah :

-          Pembuatan ukuran atau standar, penilaian tindakan yang diharapkan berdasarkan ukuran standar, kemudian menanggulangi bila ada penyimpangan.

-           Menguji semua aktivitas orang-orang, menyimpang atau tidak berdasarkan standar.

-          Memperbaiki atau meluruskan tindakan-tindakan yang sekiranya akan berlainan dengan rencana.

  

     Referensi :

              Ninik Widiyanti. Manajemen Koperasi. (Jakarta : PT. Renerka Cipta, 1994). H. 84-85.

   Simatupang. T. B.Puspa Ragam Manajemen Indonesia Dan Bisnis Cina Di Asia Tenggara                       (Jakarta:Pt. Pustaka Binaman Presindo, 1992) Hal 16-18.

Team Universitas gajah Mada, Koperasi Sebuah Pengantar, Departemen Koperasi(Jakarta : T.P 1987). H. 253

http://www.koperasiku.com/artikel/manajemen-koperasi diakses tanggal 27 November 2014

http://ekasyahrial.blogspot.com/2012/05/makalah-manajemen-koperasi.html diakses tanggal 27 November 2014